Una factura es un documento comercial en el que se especifica toda la información relacionada con una operación de compraventa de un bien o un servicio, y conlleva obligaciones y derechos, tanto para el emisor como el receptor. Desde declarar el ingreso o el derecho de deducción del gasto, hasta desgravar el IVA o ejercer el derecho de garantía, la factura juega un papel crucial.
Por ello, la normativa actual establece los elementos que debe contener una factura para que sea válida legalmente.
¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura?
Toda factura emitida debe contener los siguientes datos y elementos:
1. Incluir el término “FACTURA”.
Es obligatorio que el documento tenga de manera visible la palabra “FACTURA”. La finalidad es identificarla como tal y diferenciarla de otros tipos de documentos, como las proformas, presupuestos y albaranes, o incluso de otros tipos de facturas, como la factura simplificada o la factura rectificativa.
2. Número de factura y, en su caso, serie.
Cada factura debe tener un número de identificación único, y esta numeración debe ser correlativa.
No es necesario asignar el número 1 a la primera factura del ejercicio. Puedes asignarle otro número superior, siempre y cuando las siguientes sean correlativas.
Una vez emitida la factura y asignado el número de factura, no puede ser editada ni eliminada. En caso de error, se debe realizar una factura rectificativa.
Puedes crear series diferentes de numeración si hay razones que lo justifiquen, por ejemplo, si tienes diferentes unidades de negocio (establecimientos, webs, etc.) o realizas operaciones de distinta naturaleza.
No obstante, hay situaciones en las que es obligatorio el uso de series específicas para la emisión de facturas, como es el caso de las facturas rectificativas.
3. Fecha de expedición de la factura
Debe indicarse de manera clara la fecha en la que se emite la factura, y debe seguir el criterio de correlatividad en relación con el número de factura. Es decir, si ya has emitido una factura con una numeración y fecha determinada, la siguiente no podrá tener una fecha anterior.
4. Datos fiscales del emisor y del destinatario
Para emitir una factura con validez legal, deben indicarse de forma visible los datos fiscales del que expide la factura y del receptor.
- Nombre y apellidos, en caso de autónomos o profesionales, o denominación social completa, en caso de empresas.
- Número de Identificación Fiscal (NIF). El número de DNI en caso de personas físicas (autónomos, profesionales…) o el CIF en caso de empresas.
- Domicilio fiscal.
5. Descripción de las operaciones
Es necesario incluir con el máximo detalle los productos, bienes o servicios por los que se emite la factura, la fecha de las operaciones si difiere de la fecha de expedición de la factura, y los datos necesarios para calcular la base imponible de la factura.
Por tanto, hay que indicar el precio unitario sin impuestos de dichas operaciones, la cantidad, y cualquier descuento o rebaja no incluida en el precio.
Ejemplo:
6. Tipos impositivos
Es obligatorio indicar los tipos impositivos aplicables a cada una de las operaciones. Los más habituales son el IVA, que se suma a la base imponible, y la retención del IRPF, que se resta de la base imponible. Si alguna operación está exenta de IVA, debe indicarse el motivo y la normativa que confiere la exención.
7. Base imponible
La base imponible de una factura es la suma del precio total de todas las operaciones antes de aplicar impuestos.
8. Cuota tributaria
Es imprescindible especificar la cuota total de cada impuesto. Es decir, el resultado de aplicar el tipo impositivo a la base imponible.
9. Total
Es importante destacar el importe total de la factura, especialmente para evitar errores y que el cliente sepa cuál es el importe a pagar.
Se calcula de la siguiente manera:
10. Datos complementarios
Debe indicarse de manera clara y justificada cualquier circunstancia especial, como una exención del IVA o la sujeción a algún régimen especial.
Es el caso, por ejemplo, de la facturación por el adquirente, debiendo mencionarse «facturación por el destinatario»; de destinatario sujeto pasivo (el obligado a tributar), debiendo mencionarse «inversión del sujeto pasivo»; o la sujeción al régimen especial del criterio de caja, debiendo hacerse mención expresa a dicho régimen.
11. Datos registrales del que expide la factura
Los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetas a inscripción obligatoria, deben indicar el domicilio y los datos de la inscripción en el Registro Mercantil en cualquier tipo de documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas emitidas.
Entonces, ¿qué empresas tienen que añadir los datos del Registro Mercantil en la factura?
Pues, no están obligados a incorporar los datos registrales los autónomos, sociedades civiles y comunidades de bienes. En cambio, sí que están obligadas a añadir los datos del Registro Mercantil las sociedades mercantiles (SL, SA...).
Aquí tienes un texto de ejemplo para añadir los datos del Registro Mercantil en tu factura:
La ausencia de este texto no impedirá los efectos legales de la factura, pero se prevén sanciones de hasta 3.000 euros en caso de no facilitar dichos datos, así que vale la pena hacer facturas que cumplan la normativa.
12. Protección de Datos Personales
La normativa actual sobre protección de datos personales considera que algunos de los datos contenidos en una factura tienen carácter personal y, por tanto, es obligatorio incluir un texto legal de protección datos en la factura.
Concretamente, se exige informar sobre la identidad del responsable del tratamiento, finalidad del tratamiento, base jurídica, cesiones a terceros, plazo de conservación de datos, y vías para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Olvídate de las hojas de cálculo, las plantillas de factura y los errores.
¿Cuáles son los datos opcionales en una factura?
Además de la información obligatoria en una factura, existen otros datos que, aun no siendo obligatorios, es aconsejable incluirlos para hacer facturas profesionales perfectas.
1. Logotipo
Incluir el logotipo de tu negocio destaca tu marca y transmite profesionalidad.
2. Título de factura
Un título claro facilita la organización y la identificación de la factura.
3. Fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento es el último día del plazo de pago que tiene el receptor de la factura, y es bastante útil como primer recordatorio.
Además, superar la fecha de vencimiento sin pagar una factura supone incurrir en el concepto legal de morosidad, siendo exigibles los intereses de demora por cada día transcurrido desde dicha fecha.
En cualquier caso, si dispones de un programa de facturación online como Facturaly, establecer un vencimiento será de gran ayuda para hacer un seguimiento de las facturas cobradas, pendientes y vencidas.
4. Forma de pago
Pónselo fácil a tu cliente. Ya sea mediante transferencia, efectivo, tarjeta o incluso bizum, facilita los detalles necesarios para que tus clientes abonen las facturas.
5. Observaciones
Una experiencia cercana y personalizada tiene mejores resultados en la fidelización de clientes que una experiencia estándar o genérica.
Desde el primer email intercambiado, hasta la emisión de la factura con la que se concluye la operación comercial, cada momento es importante para consolidar la buena imagen de tu negocio.
Puede ser un comentario personalizado, un texto de agradecimiento, o un descuento único para próximas operaciones… Esto ya queda en tu estrategia comercial.
Elementos obligatorios en una factura electrónica
La normativa que regulará los requisitos de las facturas electrónicas se encuentra en fase de desarrollo, pero a la vista de los borradores, puede anticiparse que en la factura electrónica deberán incluirse todos los datos obligatorios de una factura ordinaria, así como el estado de cobro/pago de la factura, una certificación electrónica del documento, y un resumen de la información de la factura a través de un código QR o una URL, entre otros requisitos.
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