En 2015, la factura electrónica irrumpió en la operativa de algunos empresarios, aunque sigue siendo una práctica anecdótica para muchos, ya que su obligación se estableció únicamente para operaciones con la Administración Pública (B2G).
Hoy, podemos ver que era el preludio de la completa digitalización de la facturación, ya que la Ley Crea y Crece ha extendido la obligación de emitir facturas electrónicas a todos los autónomos y empresas del territorio español.
Esta nueva obligación de facturación electrónica marcará un hito sin precedentes en la historia empresarial de España, ya que supone la completa eliminación de las facturas y tickets en papel, y su incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 10.000 €.
Si bien todavía se encuentra en la fase de desarrollo reglamentario, desde el Ministerio de Economía, Comercio e Industria se aconseja a empresas y autónomos adaptarse en cuanto antes a esta nueva forma de facturación electrónica, generando así muchas dudas. ¿Cuál es el plazo exacto para adaptarse? ¿Quién está obligado a emitir factura electrónica? ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica? Y, lo más importante: ¿cómo emitir una factura electrónica de forma correcta?
En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica en España, para que puedas prepararte adecuadamente y evitar sorpresas antes de la fecha límite.
Normativa sobre facturación electrónica en España
La factura electrónica obligatoria entre empresarios ha sido establecida por la Ley 18/2022, de 28 de septiembre de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como la Ley Crea y Crece.
Uno de los pilares de esta normativa es combatir la morosidad comercial. Según se expone en el preámbulo de la Ley, la morosidad supone un lastre para la economía española, y especialmente para autónomos y pymes, que, debido a su menor poder negociador, sufren en mayor medida sus efectos.
Por ilustrar este problema con datos, se estima que más de un 80% de las empresas españolas tiene facturas pendientes de cobro. Esta situación genera problemas de liquidez que afectan directamente al crecimiento y sostenibilidad de los negocios.
Para resolver esta situación, la Ley Crea y Crece ha introducido una serie de medidas de disuasión y control de la morosidad comercial. Y, para hacer posible esta actividad de supervisión, se ha implantado la factura electrónica obligatoria, que se convierte en una herramienta clave para garantizar la trazabilidad de las facturas emitidas entre empresarios y autónomos, así como el pago de las mismas.
No obstante, para conocer los detalles técnicos de la implementación de la factura electrónica, es necesario atender al Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, que actualmente se encuentra en fase de borrador. Este proyecto se complementará con una Orden Ministerial que establecerá las especificaciones técnicas y funcionales necesarias para los desarrolladores de software de facturación electrónica.
Una vez se complete todo este desarrollo legal, lo cual se prevé para el año 2026, comenzará la cuenta atrás para que autónomos y empresas empiecen a emitir facturas electrónicas de manera obligatoria.
¿Qué es una Factura Electrónica?
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, un documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios, así como su correspondiente contraprestación económica. Por tanto, debe reunir todos los elementos obligatorios en una factura ordinaria.
Según la definición del Reglamento de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica es “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales concertadas entre ellos, que reúna las características técnicas contenidas en esta norma”.
Ciertamente, la definición no es suficiente para comprender qué implicaciones tiene una factura electrónica, así que resulta necesario conocer los requisitos técnicos que debe cumplir una factura electrónica para ser considerara electrónica.
Requisitos y formato de una factura electrónica
De acuerdo con el borrador del Reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece, una factura electrónica es un mensaje de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN 16931 del Comité Europeo de Normalización, y que sigue una de las siguientes sintaxis:
- Mensaje en formato XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria, según las especificaciones de los esquemas XML 16B (SCRDM-CII).
- Mensaje en formato UBL de factura y nota de crédito según la definición establecida por la norma ISO/IEC 19845:2015.
- Mensaje en formato EDIFACT de factura de conformidad con la norma ISO 9735.
- Mensaje en formato Facturae de facturación entre empresarios y profesionales en la versión vigente a cada momento.
Además, toda factura electrónica debe garantizar los siguientes requisitos:
- Autenticidad. Acreditar quien es el emisor del documento.
- Integridad. Garantizar que el documento no ha sido modificado.
- Legibilidad. Permitir su lectura por las sintaxis estandarizadas (XML, UBL, EDIFACT o Facturae) y permitir su lectura en por un humano.
Para garantizar estos requisitos, el programa de facturación electrónica deberá usar una firma electrónica avanzada, un intercambio de datos electrónicos (EDI), o alguna forma validada por la Agencia Tributaria de España, y todas las facturas deberán identificarse con un código único que contendrá el NIF del emisor, número y serie de la factura, y la fecha de emisión.
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¿Qué diferencia tiene una factura electrónica y una factura digital?
Aunque en ocasiones los términos “factura digital” y “factura electrónica” su utilizan de manera similar, en realidad son dos conceptos diferentes.
Una factura digital es una factura emitida con medios informáticos, como puede ser un Word, un Excel o PDF. Es decir, se trata de un término para diferenciar una factura en papel de una factura emitida con medios digitales.
Una factura electrónica es siempre una factura digital que, además, cuenta con atributos técnicos que garantizan el cumplimiento de los requisitos legales, como la sintaxis estandarizada, su autenticidad y la integridad de su contenido.
¿Quién está obligado a la facturación electrónica?
Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la obligación de la facturación electrónica se extiende a todas las operaciones entre profesionales y empresas (B2B) que tengan la sede de su actividad en España.
El ámbito territorial de aplicación es todo el territorio español, sin excepciones por regiones forales.
Por el momento, las siguientes operaciones no se verán afectadas por la obligación:
- Operaciones B2C (entre empresa y un consumidor final).
- Transacciones con entidad con sede fuera de España.
- Emisión de facturas simplificadas.
- Facturas no obligatorias.
Entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria
La Ley Crea y Crece se publicó en el BOE el 29 de septiembre de 2022, y entró en vigor el 19 de octubre de 2022.
Sin embargo, esto no responde a la pregunta de cuándo es obligatoria la factura electrónica, ya que en la Ley se prevé un período transitorio para que autónomos y empresas se adapten progresivamente a esta nueva obligación durante los dos años siguientes a la publicación del Reglamento que regula los aspectos técnicos.
- Primer año: empresas que facturan más de 8 millones de euros anualmente.
- Segundo año: el resto de contribuyentes (incluyendo los autónomos).
El Reglamento de la Factura Electrónica se encuentra en la última fase, pendiente de aprobación, de modo que el horizonte de aplicación de la facturación electrónica obligatoria se trasladará previsiblemente hasta 2026.
Sin embargo, teniendo en cuenta la complejidad del sistema, es recomendable no dejarlo para el último momento. Adaptarse a esta nueva forma de facturación electrónica antes de que sea obligatoria podría evitar incurrir en errores y sanciones económicas por incumplimiento del Reglamento de Facturación Electrónica.
Beneficios de la factura electrónica
Aunque esta nueva normativa tiene partidarios y detractores por igual, lo cierto es que existen numerosas ventajas y desventajas de la facturación electrónica obligatoria para autónomos y empresas.
Beneficios de la facturación electrónica
- Reducción de costes gracias a la digitalización de la operativa empresarial
- Ahorro de tiempo y mayor eficiencia en la gestión administrativa.
- Aumento del control, mejora de los plazos medios de pago y reducción de la morosidad.
- Mayor seguridad y garantía en las transacciones comerciales.
- El uso de un programa de facturación electrónica reduce los errores humanos.
Inconvenientes de la facturación electrónica
- Complejidad técnica de adaptar el sistema de facturación para que cumpla todos los requisitos técnicos (en caso de no optar por un software de facturación electrónica).
- Potencial riesgo de sanciones económicas por errores o incumplimientos, incluso accidentales.
Sanciones por incumplimiento
La nueva normativa sobre la facturación electrónica prevé la imposición de sanciones económicas de hasta 10.000 euros para aquellos autónomos y empresas que, estando obligados a emitir sus facturas en formato electrónico, no lo hagan o no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas, o cometan algún error o vulneración de los requisitos técnicos.
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Cómo emitir una factura electrónica
Emitir una factura electrónica que cumpla con todos los requisitos legales puede ser un complicado sin las herramientas adecuadas. Implementar los requisitos técnicos no siempre está al alcance de cualquier negocio, y los cambios normativos constantes pueden hacer que todo sea aún más difícil.
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