La Ley Antifraude fue publicada en el BOE el 10 de julio de 2021, y ha implementado cambios importantes que afectan a los programas de facturación que utilizan autónomos y empresas, así como sanciones para aquellos que no utilicen un software de facturación que se ajuste a estas nuevas medidas.
Si eres autónomo o empresario y tienes dudas sobre si tu software cumple con los requisitos legales, o aun no utilizas programas de facturación, sigue leyendo.
¿Qué es la Ley Antifraude?
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, más conocida como Ley Antifraude, es una nueva normativa impulsada para activar medidas de justicia tributaria que faciliten las actuaciones necesarias para prevenir y luchar contra el fraude tributario.
Este nuevo texto legal regula cuestiones tributarias relacionadas con pagos en efectivo, criptomonedas, paraísos fiscales y sucesiones, pero en este artículo nos centraremos en lo referente a la regulación sobre programas informáticos de facturación y contabilidad.
Para regular este aspecto particular de la Ley Antifraude, a través del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se ha promulgado un Reglamento, que es un instrumento legal que permite desarrollar más en profundidad una Ley. Este Reglamento ha establecido diversos requisitos que deben adoptar los programas informáticos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.
A continuación, veremos los aspectos mas destacables de este nuevo marco legal en relación con las obligaciones de facturación de autónomos y empresarios.
Principales cambios y requisitos para programas de facturación
Los cambios más significativos que ha instaurado la Ley Antifraude giran entorno a aumentar las competencias de inspección de Hacienda para investigar sujetos pasivos; aumentar su control sobre todas las operaciones realizadas por los negocios; y aprovechar las nuevas tecnologías de la era digital para interconectar empresas y autónomos con el erario público y automatizar el intercambio de información entre estos.
Con este propósito, el nuevo marco normativo obliga a autónomos y empresas a utilizar un programa de facturación digital que cumpla con los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros de facturación.
Esto conlleva que ya no es posible utilizar plantillas de facturas en Excel o Word, ya que son fácilmente manipulables y, por tanto, no cumplen dichos requisitos.
Inalterabilidad e integridad
Ningún programa de facturación para autónomos o empresas puede disponer de características que lo haga manipulable, ni ninguna funcionalidad que permita manipular, alterar u ocultar datos originales previamente registrados. Debe utilizar una estructura de código similar a un mapa hash encadenado, utilizado para el almacenamiento y recuperación de datos, que permita verificar el rastro de todos los registros de facturación siguiendo su secuencia de creación de inicio a fin y, además, permite optimizar el proceso de operaciones con una mayor seguridad y trazabilidad.
En otras palabras, una vez emitida una factura, ya no es posible eliminarla ni editarla, por más pequeño e inmediato que sea el cambio.
Si bien esto ya era obligatorio antes de esta nueva Ley, se trata probablemente del aspecto más conflictivo, ya que muchos usuarios arrastran malas costumbres editando series, importes e incluso facturas completas.
¿Y qué puedo hacer si cometo un error en una factura?
Pues lo que prevé la ley: realizar una factura rectificativa. Esto es muy fácil si cuentas con un programa de facturación como Facturaly, ya que te permite hacerlo de manera intuitiva.
Registro de eventos
Una pieza clave para dar cumplimiento a los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad es que el software de facturación tenga la capacidad de generar y almacenar de forma segura un registro de eventos, que recopile automáticamente todas las interacciones con el sistema, las operaciones realizadas con este, y los sucesos producidos durante su uso, y que guarde los datos correspondientes a cada evento, que deberán poder consultarse desde el mismo sistema.
Esto incluye, entre otros datos:
- Arranque y parada del sistema
- Entrada y salida de usuarios
- Errores producidos
- Actualizaciones realizadas
- Datos fiscales del obligado a expedir factura
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición de la factura y fecha de las operaciones documentadas en ella.
- Tipo de factura emitida: completa o simplificada.
- Descripción general de las operaciones e importe total de factura.
- Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA o de otras operaciones con transcendencia tributaria
- Hash encadenado de la factura, que es una huella única que vincula la factura con elementos de facturas anteriores, de manera que una alteración en la factura alteraría la huella.
- Código QR para facilitar la digitalización de la información
- Firma digital, para asegurar el no repudio de los registros, excepto en caso de envío voluntario de datos a la Agencia Tributaria
Accesibilidad y legibilidad
El programa de facturación debe tener capacidad para enviar a la Agencia Tributaria los registros de facturación mediante una conexión continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fidedigna.
Además, la Administración tributaria puede personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático y exigir el acceso completo e inmediato de los registros de facturación y de eventos, sus copias de seguridad y sus firmas, así como descargarlos, volcarlos, copiarlos y consultarlos en formato legible, y obtener el código de usuario, contraseña y cualquier clave de seguridad que fuera necesaria.
Para que los gestores y organismos tributarios puedan acceder directamente a la auditoría de los registros de facturación y eventos, es necesario tener separado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial.
Conservación
El programa de facturación tiene que garantizar la conservación de todos los documentos electrónicos emitidos durante el proceso de facturación durante, como mínimo, todo el período establecido legalmente por la normativa fiscal.
Contenido de la factura
Si bien se trata de una obligación inherente a la emisión de una factura por parte del contribuyente, con la Ley Antifraude se extiende al programa de facturación, que deberá garantizar que toda factura emitida contiene la totalidad de la información exigida para la validez legal de la factura, es decir, numeración de factura correlativa, fecha de expedición, datos fiscales completos del emisor y del destinatario, descripción de las operaciones, tipos impositivos, etc.
Conoce más sobre este tema en nuestro artículo "Elementos y datos obligatorios en una factura".
Actualización y mantenimiento
El software de gestión debe mantener actualizaciones periódicas para poderse adaptar a los cambios normativos y garantizar el cumplimiento de la legalidad en todo momento, así como su correcto funcionamiento.
Y esto solo es una muestra de algunos de los requisitos que establece el nuevo marco normativo antifraude. De modo que, lo más conveniente para adelantarse a estas obligaciones es utilizar un programa de facturación online como Facturaly, que se actualiza constantemente a toda la normativa que se va implementando, para que así puedas centrarte en tu negocio.
¿A quién afecta la Ley Antifraude?
La Ley y el Reglamento Antifraude son de obligado cumplimiento para todos los negocios con sede en España que, en el desarrollo de su actividad, deban emitir facturas.
Es decir, ¿en tu actividad habitual estás obligado a emitir facturas?
Si la respuesta es afirmativa, estás obligado utilizar un software de facturación que cumpla con todas las premisas de la Ley Antifraude y del Reglamento Verifactu, ya seas autónomo, profesional, freelancer, pyme o empresa.
No obstante, la Ley Antifraude prevé algunas excepciones:
- Aquellos que operen bajo el Suministro Inmediato de Información (SII).
- Negocios con sede en territorios con normativa foral, por cuanto cuentan con un sistema propio, como TicketBai en el País Vasco; y en territorios como Ceuta, Melilla y Canarias, porque tienen condiciones especiales de tributación.
- Algunos supuestos de actividades dentro del régimen de agricultura, ganadería y pesca.
- Actividades no sujetas a la obligación de facturar.
Asimismo, esta nueva normativa también afecta a fabricantes, productores y comercializadores de software de facturación, contabilidad y gestión, quienes deben adaptar todos los programas que comercialicen a los requisitos del nuevo marco legal antifraude.
Sanciones
La comisión de un fraude contra la hacienda pública ya constituía un delito antes del cambio normativo. No obstante, la simple tenencia de un software no era algo sancionable.
La Ley Antifraude cambia esto y penaliza la simple posesión o suscripción a un programa que no se ajuste a los nuevos requisitos establecidos por dicha ley.
Desde su entrada en vigor, los autónomos y empresas pueden enfrentarse a sanciones de 50.000 euros por cada ejercicio en el que se presente alguna anomalía en la emisión de facturas y/o disponer de un software que no cumpla los requisitos de la nueva normativa, incluso si no se acredita un uso efectivo.
Además, se prevén sanciones económicas proporcionales a los daños causados o al beneficio obtenido ilícitamente; sanciones administrativas, como anulación de licencias, inhabilitación para el ejercicio de determinados cargos y la prohibición de determinadas actividades comerciales; y sanciones penales en escenarios graves, que pueden acarrear penas de prisión.
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Entrada en vigor
La Ley Antifraude entró en vigor el 11 de julio de 2021, y el Reglamento que la desarrolla, también conocido como Reglamento Verifactu, entró en vigor el 7 de diciembre de 2023.
Sin embargo, teniendo en cuenta la complejidad del desarrollo técnico de los nuevos requisitos implementados en relación con el uso de un software de facturación, se establece un plazo de implementación gradual.
- Los obligados tributarios (autónomas, empresas, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a los nuevos requisitos antes del 1 de julio de 2025.
- Los productores de software deberán ofrecer sus productos adaptados al nuevo marco normativo en un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla los requisitos técnicos, cuya publicación se prevé a mediados de 2024.
¿Qué diferencia la Ley Antifraude de la Ley Crea y Crece?
Para bien o para mal, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece protagonizarán un cambio sin precedentes en la manera en la que autónomos y empresarios se relacionan entre estos y con la Administración tributaria, especialmente en relación con la emisión de facturas.
Sin embargo, se trata de dos leyes diferentes con objetivos distintos.
En términos generales, la Ley Antifraude ha sido promovida por el Ministerio de Hacienda, y está enfocada a combatir el fraude fiscal. En cambio, la Ley Crea y Crece tiene como objetivo fomentar el uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y autónomos, y ha sido promovida por el Ministerio de Economía, lo que la hace aplicable a todo el territorio español.
Por tanto, se trata de dos leyes complementarias y que conducen necesariamente a la contratación de un software de facturación que permita tanto la emisión de facturas electrónicas como garantizar el cumplimiento de los requisitos de la normativa antifraude.
Consejos para cumplir Ley Antifraude
Si tienes dudas sobre como cumplir con la nueva normativa antifraude o cómo emitir facturas electrónicas, es recomendable delegar esta tarea a una empresa especializada en el desarrollo de software para negocios, ya que, al estar sujeta a las obligaciones para productores de software, es garantía de cumplimiento normativo.
Con Facturaly podrás operar tranquilamente, ya que cumplimos rigurosamente todos los requisitos legales y, además, estamos en constante actualización, garantizando así el cumplimiento normativo presente y futuro y ayudándote a evitar quebraderos de cabeza y sanciones.
Y eso no es todo. Facturaly va más allá de la facturación electrónica y proporciona una solución integral de negocio que incluye el registro de gastos, automatización mediante IA, conciliación bancaria, panel de control actualizado en tiempo real, catalogo online de productos y servicios, informes de negocio e impuestos, control de tesorería, ¡y mucho más!
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