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Software de gestión Verifactu

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En el marco de la Ley Antifraude ha surgido el Reglamento VeriFactu, que transformará por completo la facturación de empresas y autónomos.

Sanciones, QR, factura electrónica, conexión con la AEAT. Descubre todo lo que necesitas saber y cómo cumplir fácilmente la normativa VeriFactu.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es la abreviatura de "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Se trata de un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Tributaria para combatir el fraude fiscal y fomentar la transparencia en la gestión, contabilidad y facturación de empresas y autónomos.

El aspecto más relevante de VeriFactu es la obligación de emitir facturas mediante un software que permita enviar la información directamente a la AEAT.

A partir del 1 de julio de 2025 todos los contribuyentes estarán obligados a emitir facturas mediante un programa de facturación que cumpla los requisitos de la Ley Antifraude y del Reglamento 1007/2023.

Es fundamental anticiparse y adaptar los sistemas de facturación y gestión para cumplir con la nueva normativa y evitar posibles sanciones.

¿Cuándo entrará en vigor VeriFactu?

¿Qué requisitos debe cumplir tu software de facturación?

Cualquier programa que se utilice para emitir facturas debe asegurar el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos por la Ley Antifraude, entre los que se incluye garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de cualquier registro de facturación.

Esto conlleva que el software de facturación debe mantener la información de manera segura y en formatos estandarizados durante los plazos legales, permitiendo la verificación y el acceso cuando sea necesario.

Además, el programa de facturación debe asegurar que los datos no puedan ser modificados ni eliminados, así como mantener un registro de todas las acciones realizadas por el usuario.

Conexión con la AEAT

Tener la capacidad de enviar los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma automática e instantánea. Además, debe permitir el acceso a la AEAT para extraer la información con trascendencia tributaria.

Cadena de custodia

Contar con un encadenado entre facturas que añada una huella o “hash” a cada registro de facturación o anulación, para poder verificar su trazabilidad de forma secuencial, evitando así la posible manipulación de datos.

Certificado electrónico

Firmar electrónicamente los documentos de facturación emitidos para garantizar la autenticidad y la integridad de los mismos.

Código QR

Generar un código QR único para cada registro de facturación e integrarlo en las facturas emitidas, permitiendo a los clientes y a la AEAT acceder de manera rápida a los datos de la factura.

Registro de eventos

Disponer de un registro de eventos que documente automáticamente las interacciones con el software, así como las operaciones realizadas y sucesos ocurridos durante su uso.

Formato estructurado

Tener la capacidad de generar archivos en los formatos electrónicos admitidos por la Administración pública: XML, UBL y EDIFACT.

Las facturas emitidas con EXCEL, WORD o PDF ya no son válidas.

Con la entrada en vigor del Reglamento VeriFactu, las facturas creadas con programas como Word, Excel o PDF no cumplirán los requisitos legales y dejarán de tener validez.
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¿Quién está obligado a utilizar VeriFactu?

Todos los autónomos y empresas que emitan facturas deben hacerlo mediante un programa que cumpla los requisitos del Reglamento VeriFactu. Hay dos modalidades de interacción con la Agencia Tributaria: el modo VeriFactu y el modo No-VeriFactu.

Modo VeriFactu

Se remiten todos los registros de facturación a la AEAT de forma automática y en tiempo real. No se requiere certificado digital.

Modo No-VeriFactu

No se envían las facturas a la AEAT, pero es obligatoria la firma electrónica en las facturas y añadir un QR. La AEAT puede solicitar el acceso, descarga, volcado, copiado, consulta o impresión de todos los registros de facturación en cualquier momento.

Excepciones

Aquellos sin obligación de facturación, empresarios sujetos al Suministro Inmediato de Información, empresarios con sede en territorios de régimen fiscal foral o sujetos al régimen de agricultura, ganadería y pesca.

Sanciones por incumplimiento

La Ley Antifraude prevé sanciones para autónomos y empresas de hasta 50.000 € por cada ejercicio que presente alguna anomalía en la emisión de facturas o por el mero hecho de disponer de un programa que no se ajuste a los requisitos VeriFactu.

Sanciones económicas

Se establecen sanciones económicas proporcionales a los daños causados o al beneficio obtenido ilícitamente

Sanciones administrativas

Pueden imponerse sanciones administrativas, como la anulación de licencias, la prohibición de actividades comerciales o la inhabilitación del ejercicio de determinados cargos

Sanciones penales

En escenarios graves, pueden imponerse penas de prisión

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