Autónomos y empresas cometen frecuentemente errores en las facturas emitidas. Desde datos incorrectos hasta cálculos erróneos, estos errores pueden generar complicaciones. Además, la normativa actual no permite modificar ni eliminar una factura emitida, lo que plantea la pregunta: ¿cómo corregir una factura errónea? La forma correcta de corregir una factura errónea es hacer una factura rectificativa.
Aprende cómo crear una factura rectificativa correctamente, con algunos ejemplos y una guía paso a paso.
¿Qué es una factura rectificativa?
Si has detectado un error en una factura y te preguntas cómo modificar los datos de una factura, debes saber que no es posible editar la factura errónea. La práctica correcta, según la normativa actual, es hacer una factura de rectificación.
Una factura rectificativa es una nueva factura emitida para corregir errores, modificar datos o anular por completo una factura previa, de modo que, en conjunto, ambas facturas reflejen de manera fiel la operación comercial facturada.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura rectificativa?
Si te preguntas cuándo se debe emitir una factura rectificativa, la respuesta es simple: tan pronto como tengas constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre y cuando no hayan transcurrido cuatro años desde la fecha de devengo de la factura a rectificar.
¿Qué requisitos deben reunir las facturas rectificativas?
Para emitir una factura rectificativa con validez legal, debe incluir una serie de datos obligatorios:
- Los términos “FACTURA RECTIFICATIVA” en un lugar visible y destacado.
- Identificación de la factura original que rectifica con su número de factura y fecha. Está permitido rectificar varias facturas con una sola factura rectificativa, pero deben identificarse con claridad todas las facturas rectificadas.
- Indicar el motivo por el que se tiene que emitir factura rectificativa, y el detalle de la rectificación que se efectúa.
- Utilizar una serie de numeración diferente a la original. Por ejemplo: R-2024-001.
- Cumplir las obligaciones generales de una factura, es decir, incluir los datos fiscales del emisor y el receptor, fecha de emisión, tipos impositivos, etc.
¿En qué casos se debe hacer una factura rectificativa?
Estos son algunos casos en los que se debe emitir una factura rectificativa:
Error en los datos
Si has emitido una factura con errores en el CIF, el domicilio, la fecha o en cualquier dato informativo, debes crear una factura rectificativa en la que se especifique la información correcta. Es importante identificar la factura rectificada e indicar claramente los datos que se corrigen mediante la factura de rectificación. En este caso, ambas facturas serán válidas (la original y la rectificativa).
Error en el cliente
Si se emite una factura a un cliente erróneo, se deben realizar dos acciones.
- Anular factura errónea. Emitir una factura rectificativa negativa con los datos del cliente erróneo. Si te preguntas cómo anular una factura o cómo crear una factura rectificativa negativa, es tan simple como emitir una factura rectificativa con todos los importes negativo.
- Emitir la factura correcta. Emitir una nueva factura con los datos correctos del cliente real.
En este caso, la factura original quedará anulada por la factura rectificativa, y solo será válida la nueva factura emitida.
Error en los importes
Si la factura contiene importes erróneos, tipos impositivos incorrectos o cualquier fallo en los cálculos, tienes dos opciones:
- Opción 1. Emitir una factura rectificativa por sustitución, mediante la cual se anulará la factura original y se indicarán claramente los datos correctos, entendiendo que esta nueva factura sustituirá y anulará a la original.
- Opción 2 Emitir una factura rectificativa indicando la diferencia entre la cuantía errónea y la correcta. En este caso, ambas facturas serán válidas (la original y la rectificativa).
Devolución de mercancía
En caso que el cliente devuelva toda o parte de la mercancía de un pedido facturado, se debe emitir una factura rectificativa para reflejar la devolución, indicando de manera clara los productos o bienes devueltos y los importes e impuestos que se deducen.
Descuento posterior
Si después de facturar una operación comercial se necesita aplicar un descuento, como en el caso de alcanzar un rappel de ventas, habrá que generar una factura rectificativa para reflejar el descuento, identificando claramente la factura rectificada y los importes e impuestos que se deducen de dicha factura.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Conoce paso a paso cómo generar una factura rectificativa de manera fácil con un programa de facturación online como Facturaly:
Paso 1. Crea una factura nueva.
Paso 2. Elige la serie correspondiente a las facturas rectificativas.
Paso 3. Indica la numeración y fecha de la factura a rectificar.
O selecciónala del desplegable:
Paso 4. Indica el motivo de la rectificación.
Paso 5. Introduce los datos o importes que se rectifican.
Paso 6. Emite la factura rectificativa:
Paso 7. Envíasela a tu cliente.
Cómo evitar cometer errores en la facturación
La mejor opción para evitar errores en la emisión de facturas es contar con un software de facturación online, diseñado expresamente para facilitar la operativa de autónomos y pymes, y evitar los errores humanos.
Y, si aun así te equivocas, podrás corregir tus facturas en pocos clics y de manera intuitiva.
Además, un programa de facturación online como Facturaly, te permite ahorrar tiempo en la emisión de facturas y registro de gastos, e incluye funcionalidades diseñadas para optimizar la operativa de cualquier autónomo o empresa, como la extracción automatizada de datos de tickets y facturas, la conciliación bancaria, un catálogo de productos y servicios, métricas e indicadores actualizados en tiempo real, ¡y mucho más!
